La scheda carburante – entrata per la prima volta in circolazione nel 1977 – si prepara ad andare in pensione e con essa anche il contante, tra i metodi di pagamento accettati per dedurre i costi di acquisto di benzina e gasolio e per detrarre l’Iva, passando il testimone a più moderni sistemi telematici di acquisto e certificazione, come pagamenti tracciabili (bonifico, addebito sul conto corrente e carte di debito, di credito e prepagate) e fatturazione elettronica

NordEst (Adnkronos) – Un obbligo, quello della cosiddetta ‘e-fatturazione‘, che per i benzinai non scatterà più dal 1° luglio 2018, come inizialmente previsto dalla legge di bilancio, ma dal 1° gennaio 2019, come annunciato in questi giorni.

Come funziona la fattura elettronica?

Ma in che cosa consiste quella che è già stata definita una vera rivoluzione per le imprese? Soldo, il sistema di carte prepagate smart per aziende, ha realizzato un vademecum con tutto quello che è necessario sapere e le soluzioni da adottare per non arrivare impreparati alla, seppur rinviata, scadenza.

Ecco alcune regole

– Per detrarre, niente più contanti ma solo strumenti tracciabili. Se un’impresa che ha disposizione una flotta di autovetture vorrà continuare a dedurre le spese di rifornimento e l’Iva, non potrà più acquistare carburante con denaro contante, ma solo con strumenti di pagamento tracciabili come carte di credito, di debito o prepagate e carte o buoni carburante. Per gestire questo processo in modo chiaro e smart, alleggerendo anche le operazioni legate alla compilazione dei rendiconti mensili che sottraggono tempo ad attività più produttive, le carte di pagamento aziendali sono una soluzione.

– Targa: è sempre meglio riportarla. Sulla vecchia scheda carburante era necessario riportare i dati di targa del veicolo e, per ogni acquisto di benzina o gasolio, il chilometraggio. La nuova norma non prevede l’obbligo di riportare la targa del veicolo nella fattura, ma inserire questo dato consente una migliore tracciabilità della spesa e la sua riconducibilità a un’autovettura per la deduzione di costi e Iva.

– Come scegliere le stazioni di rifornimento. In commercio sono disponibili le fuel card, carte emesse dalle società petrolifere e rivolte alle imprese che dispongono di vetture o di una flotta aziendale. Si tratta, però, di soluzioni che possono essere utilizzate nelle stazioni dei propri brand di riferimento. Un dettaglio che può trasformarsi in un problema se, in una situazione di emergenza, la pompa convenzionata non è nei paraggi.

– Tenere sotto controllo le spese. Dedicare una o più carte prepagate aziendali agli acquisti di carburante aiuta ad avere un controllo preciso, costante e monitorabile di una voce di spesa importante nella quotidianità di un’azienda. La maggior parte delle fuel card disponibili consente di conoscere il dettaglio degli acquisti effettuati solo con l’invio della fattura a fine mese. Per questo, Soldo offre ai responsabili finanziari, attraverso il gestionale web, la possibilità di monitorare e verificare in tempo reale ogni acquisto effettuato.

– Il primo step per gestire in modo più efficiente le spese aziendali. Un approccio smart alla gestione delle spese di carburante può essere il primo passo per ripensare in modo virtuoso l’intera amministrazione dei flussi di cassa di una azienda. Spese di viaggio, pranzi, ticket di parcheggi, acquisti online sono tutte voci che, messe insieme, hanno un peso notevole sulle spese mensili e una loro gestione incontrollata può avere un impatto negativo anche sul lungo periodo.

“Soldo – conclude la nota – può essere integrato con i principali sistemi di contabilità e di gestione delle spese, offrendo un quadro chiaro e aggiornato in tempo reale dei flussi di cassa e rendendo i processi amministrativi più efficienti”.