La gestione dei dipendenti è qualcosa di piuttosto complesso che richiede la collaborazione di figure specializzate, come ad esempio un consulente del lavoro, e delle opportune attrezzature
NordEst – Tra gli aspetti a cui prestare maggiore attenzione troviamo presenze, assenze, turni e orari dei dipendenti. In questo articolo vi proponiamo alcuni consigli per organizzarli al meglio.
Alcune cose da sapere sulla gestione dell’orario di lavoro
Quando ci si ritrova a gestire l’orario di lavoro dei dipendenti, spesso si ha a che fare con un’attività organizzata a turni. A livello normativo, il lavoro a turni viene regolamentato all’interno di diverse disposizioni, a cominciare dal Decreto Legislativo dell’8 aprile 2003.
Occorre inoltre attenersi a quanto stabilito nei CCNL, che si occupano di fornire le indicazioni da seguire per i vari settori di riferimento, e alla Direttiva 93/104/CED, che invece individua i parametri minimi di sicurezza e salute.
C’è poi da considerare la Sentenza della Corte di Cassazione n.12962 del 21 maggio 2008, la quale ha stabilito che il datore di lavoro deve presentare comunicazione dei turni di lavoro ai dipendenti con un congruo anticipo. Fatta questa premessa normativa, la cui conoscenza è imprescindibile per le aziende, vediamo in cosa consiste esattamente il lavoro a turni. Si tratta di un’organizzazione differente da quella che normalmente avviene nel “giornaliero”.
L’orario operativo dell’impresa è strutturato su 8-9 ore diurne, a fronte di un’estensione che può riguardare le 24 ore, complice l’alternanza di squadre di lavoro che svolgono una certa mansione a orari differenti, su un periodo strutturato in giorni oppure settimane.
Quanto può durare un turno di lavoro? Si va dalle 6 ore fino alle 12, ma può anche ridursi arrivando alle 4 ore, in presenza di un part-time. Nel corso della giornata è possibile accedere a due turni da 8 ore ciascuno, uno al mattino e uno al pomeriggio, a cui ne può essere aggiunto un terzo, svolto nel corso delle ore notturne. Pertanto, è possibile programmare 4 turni che si alternano di 6 ore ciascuno.
L’importanza dell’organizzazione dei turni
L’organizzazione dei turni di lavoro, e la relativa programmazione, è importante per diverse ragioni, alcune di ordine pratico altre legate alla gestione del personale nell’ottica di attenersi al rispetto della normativa.
In primo luogo, optando per una gestione efficace si instaura un clima proficuo di collaborazione con le risorse, che avranno così modo di ottimizzare il livello di produttività. Allo stesso tempo, si riescono a fronteggiare meglio i possibili imprevisti, sapendo di avere l’opportuna copertura, anche durante i periodi di riposo dei dipendenti.
Inoltre, un’organizzazione razionale dei turni permette di assegnare a ogni persona le mansioni più in linea con le sue competenze, suddividendo nel modo opportuno il carico di lavoro.
La gestione delle presenze nel lavoro a turni
La rilevazione delle presenze è uno degli aspetti centrali del lavoro a turni. Rappresenta l’operazione di registrazione dell’orario di lavoro effettuata dal dipendente tramite la timbratura.
A sua volta la timbratura può essere conseguita attraverso l’ausilio di molteplici tecnologie. Oltre ai classici cartellini e marcatempo, è possibile avvalersi di un software specifico per la rilevazione delle presenze, disponibile nella versione desktop e in quella mobile sotto forma di app.
Questo sistema consente al dipendente di timbrare da qualsiasi luogo si trovi, persino quando lavora da remoto. L’azienda, oltre a risparmiare sul costo della componente hardware – come avviene appunto quando si avvale di cartellini e marcatempo – ha modo di gestire i dati in maniera ottimale, essendo condivisi in tempo reale con gli addetti dell’amministrazione e in un formato idoneo per l’elaborazione della busta paga.
La gestione delle assenze dei dipendenti
La gestione delle presenze funge anche da punto di partenza per quella delle assenze che spettano al collaboratore, dal momento che permette di definire i giorni di ferie e le ore di permesso che gli spettano. A tal proposito, un software per la rilevazione delle presenze permette al lavoratore di consultare in tempo reale i giorni e le ore di riposo che ha maturato, persino di presentare richiesta per usufruirne, facilitando la comunicazione tra le parti.
Per quanto riguarda il riposo, la normativa stabilisce per il dipendente il diritto a usufruire di un periodo di riposo pari a 11 ore ogni 24 lavorate, questo per il riposo giornaliero. C’è poi da considerare il riposo settimanale, per il quale bisogna rispettare un intervallo pari a 24 ore ogni 7 giorni lavorati.
Per quanto riguarda le ferie, la normativa indica che a ogni collaboratore competono minimo 4 settimane l’anno, di cui minimo 2 devono essere usufruite nel medesimo anno in cui sono state maturate; le altre due, invece, possono essere godute entro 18 mesi dalla maturazione.
Queste sono le disposizioni generali a cui è bene attenersi, ma potrebbero esserci delle variazioni all’interno dei CCNL. Ricordiamo che la Costituzione parla di diritto alle ferie, che vanno concordate tra le parti e devono essere retribuite.
